Jak efektywnie planować czas i zyskać komfort na co dzień?

Brak organizacji i związany z tym chaos często jest dodatkowym źródłem stresu. Poczucie, że nie panujesz nad swoją codziennością, zabiera energię, demotywuje i męczy. Podobnie jak efekty tego stanu rzeczy: sprawy, których nie udało Ci się sfinalizować, przesunięte terminy, czy po prostu zmarnowany czas. Na szczęście istnieją sprawdzone sposoby pozwalające na efektywne planowanie czasu. Co zatem zrobić, by organizować go efektywnie i bez większego wysiłku?

Jak nauczyć się planować czas? Zacznij od określenia celu 

Na wstępie warto określić okres, który zamierzamy zaplanować – rok, miesiąc, tydzień, czy dzień. Jedną z często polecanych metod planowania czasu jest planowanie od ogółu do szczegółu. Dla przykładu, jeśli planujesz miesiąc, określ najważniejsze cele, które musisz zrealizować. Mogą być dość ogólne, choć już na wstępie warto przyporządkować im datę wykonania. Ich dookreśleniem możesz zająć się na przykład przed rozpoczęciem tygodnia. Na takim tygodniowym spotkaniu poświęconym planowani czasu z samym/samą sobą ustal priorytety i doprecyzuj swoje cele zgodnie z zasadą:

• Cel powinien być realny – to znaczy taki, który jesteś w stanie osiągnąć. Stawianie sobie nierealistycznych planów to jedna z częstszych przyczyn ich nierealizowania oraz utraty motywacji.
• Cel powinien być konkretny – to na przykład odbycie rozmowy, spotkania, dokończenie rozpoczętej książki, czy odkładane porządki w szafie z ubraniami. Większe cele najlepiej podzielić na etapy i skupić się na ich realizacji krok po kroku, np. jeden tydzień – jeden etap.

Dzielenie dużych i skomplikowanych celów na mniejsze, ale za to konkretne zadania to bardzo ważny element, któremu warto poświęcić nieco uwagi. Ogromne, wielowątkowe cele mogą przytłoczyć do tego stopnia, że nigdy nie wystartujesz z ich realizacją. Podzielone na prostsze i zajmujące mniej czasu elementy od razu wyglądają na możliwe do zrealizowania.

Aby zachować motywację, pamiętaj nie tylko o dyscyplinie, ale też nagradzaniu się za skuteczną realizację swojego planu dnia. Może być to drobna rzecz, tak jak godzina tylko dla siebie. Taki rytuał sprawi, że chętniej podejdziesz do wszystkich tych zadań.

Narzędzia do planowania czasu pracy i nie tylko

Popularne narzędzia do planowania czasu to m.in.:

• Tablica Eisenhowera, w której zadania dzielimy na cztery kategorie (ważne i pilne, ważne i niepilne, nieważne i pilne, nieważne i niepilne). Takie rozpisanie czynności do wykonania może być przydatne w sytuacji, gdy czujesz się przeciążona lub przeciążony wieloma zadaniami i zwyczajnie nie wiesz, od czego zacząć. Patrząc na nie z lotu ptaka, po przydzieleniu im priorytetów może okazać się, że wszystkimi nimi możesz się zająć, wybierając po prostu odpowiednią kolejność. Pamiętaj też o proporcjach: staraj się nie robić więcej niż 1-2 wymagające, złożone zadania w ciągu dnia.
• Zasada 3 minut – żeby uniknąć nagromadzenia ogromnej liczby drobnych zadań, staraj się – o ile to możliwe – realizować od razu te, które zajmą Ci dosłownie chwilę. To na przykład telefon z pytaniem do bliskiej osoby, czy rezerwacja wizyty u lekarza. Oczywiście nie zawsze jest to możliwe – możesz wydzielić sobie 15-minutowy blok w ciągu dnia, w którym za jednym podejściem zrealizujesz wszystkie te drobne rzeczy (które jednak w dużym nagromadzeniu stanowią spore obciążenie dla Twojej kreatywności i poczucia spokoju).
• Zasada 60/40 – nie planuj swojego dnia od początku do końca. Niespodziewane zdarzenia i zmiany planów to rzecz naturalna. Zgodnie z tą zasadą, minimum 40% czasu warto zostawić niezaplanowane. Daje to poczucie kontroli i ogranicza stres.

Jak planować czas? O czym jeszcze warto pamiętać?

Efektywne planowanie czasu nie może się obejść bez pamiętania o kilku ważnych kwestiach:

• Zawsze zapisuj swoje cele (twórz listy zadań) – drobne zadanie do wykonania w późniejszym terminie, najpewniej umknie Ci, jeśli nie zapiszesz sobie, że musisz je zrealizować. Zadania te najlepiej zapisywać w widocznym miejscu, do którego często zaglądasz (a jeśli planujesz zadania wspólnie z członkami rodziny – w miejscu widocznym również dla nich).
• Po zapisaniu zadań przyjrzyj się im dokładnie jeszcze raz – określ priorytety, ustal hierarchię ważności zadań (np. zakreśl je kolorem lub opatrz wykrzyknikiem na swojej liście),
• Staraj się nie robić zbyt wielu rzeczy jednocześnie – nie zawsze jest to możliwe, ale zaplanowanie kolejności wykonywanych zadań i możliwość odznaczania jednego po drugim jest bardzo efektywne i daje sporo satysfakcji.
• Przyjmij do wiadomości, że nie zawsze wszystko idzie według planu. Jeśli nie uda Ci się zrealizować wybranych zadań, po prostu zaplanuj je na później. Spróbuj też wyciągnąć wnioski, odpowiadając sobie na pytanie: co sprawiło, że nie udało się osiągnąć zamierzonego celu?
• Pamiętaj o czasie wolnym i odpoczynku – zadbaj o przynajmniej jeden dzień w tygodniu, w którym nie musisz realizować żadnego planu (lub realizujesz go, tylko jeśli masz na to naprawdę ochotę).

Przeczytaj również o tym, jak skutecznie planować cele na nowy rok i nie tylko!

Planowanie czasu w rodzinie – wypróbuj planer

Organizacja życia w domu to wymagające zadanie. Planowanie czasu ma tutaj nieco inny charakter, ze względu na więcej nieprzewidzianych zdarzeń, takich jak na przykład choroba dziecka i nieobecność w szkole. Planowanie dotyczy też zwykle wszystkich domowników – dobrze przemyślane jest okazją do integracji i budowania więzi między członkami rodziny. Warto więc wybierać narzędzia, które to realnie umożliwiają.

Wiele osób wybiera tradycyjny kalendarz książkowy lub różnego typu aplikacje do zarządzania czasem. Mimo wielu zalet sposoby te nie będą skuteczne we wspólnym planowaniu domowników – nie wszyscy mają do nich jednakowy dostęp w tym samym czasie. Najskuteczniejszy w tym kontekście wciąż będzie tradycyjny planer na ścianę lub planer lodówkę. Taką tablicę umieszcza się w pomieszczeniu, w którym najczęściej przebywają domownicy. Często jest to kuchnia, ale planer możesz umieścić na przykład w przedpokoju, jadalni, czy w salonie. Osobnego planera nie może też zabraknąć w dziecięcym pokoju, o czym powiemy szerzej w dalszej części artykułu.

Wszystkie nasze planery to produkty z powierzchnią SUPERścieralną™ – notatki można łatwo zmyć przy pomocy gąbki do tablicy suchościeralnej, suchej ściereczki, lub po prostu ręcznika papierowego. Planery są dostępne w wielu konfiguracjach – w zakresie rozkładu treści i wielkości. Możesz łatwo zamontować je na ścianie lub szafce kuchennej (np. za pomocą dołączonej taśmy dwustronnej), lub zrobić to całkowicie bezinwazyjnie – wystarczy, że wybierzesz planer magnetyczny, który wystarczy przyłożyć do lodówki lub powierzchni pomalowanej specjalną farbą. Planer tego rodzaju przyciąga magnesy, więc możesz przyczepiać do niego różnego rodzaju drobne elementy, takie jak zaproszenia, recepty, czy po prostu kartki z notatkami.

Jak nauczyć się planować czas z planerem?

Planery to rozbudowana grupa produktów, dlatego z łatwością znajdziesz coś dla siebie. Dużą popularnością cieszą się planery miesięczne. Może być to:

• Tradycyjny planer miesięczny – z miejscem na notatki i rubryką do planowania kolejnego miesiąca. 
• Planer miesięczny z zadaniami – który zawiera rubrykę dla każdego dnia miesiąca oraz dodatkową sekcję do zapisywania zadań i celów. 
• Planer miesięczny z tygodniem – szczególnie polecany dla osób, które mają dużo powtarzających się zadań w każdym tygodniu, a także dla rodzin z dziećmi w wieku szkolnym (można wtedy zapisywać godziny rozpoczęcia i zakończenia zajęć).

Planery są dostępne w wielu wariantach w zakresie wymiarów – najmniejszy to 40×40 cm, a największy – 60×48 cm. W naszym sklepie znajdziesz także wiele innych tablic, między innymi planery tygodniowe, planery roczne, planery posiłków oraz magnetyczne listy zakupów na lodówkę z odrywanymi kartkami.

Dowiedz się więcej: Jak prowadzić planer? Poznaj 5 porad dla osób, które chcą zacząć korzystać z planera.

Efektywne planowanie czasu – także dla najmłodszych

Planer dla dzieci to sposób na zaangażowanie maluchów w życie rodziny, naukę organizacji swojego czasu i budowania własnej wartości. Nasze planery dnia dla dzieci są dostosowane do wieku najmłodszych członków rodziny, ich percepcji, możliwości i zainteresowań. Zadbaliśmy także o ich dopasowanie estetyczne do gustu uczniów, przedszkolaków, a także młodszych pociech.

Przykładem jest Plandniownik™, który składa się z tablicy i 14 magnesów z zadaniami dla przedszkolaka lub ucznia i do oznaczania dni tygodnia. Dziecko w wieku wczesnoszkolnym może odznaczać wykonanie takich zadań jak zjedzenie śniadania, odrabianie lekcji, zabawę, czy sprzątanie pokoju. Najmłodszym, którzy jeszcze nie potrafią czytać, możesz też podarować planery ścienne w formie całkowicie obrazkowej.

Sprawdź, jak powinien wyglądać plan dnia ucznia, łączący naukę z zabawą!